La realidad es que, en mi trayecto como CTO de AI Automation, al igual que en mi vida profesional, he presenciado de primera mano cómo las soluciones tecnológicas pueden facilitar la vida de profesionales y empresas. La inteligencia artificial, siendo un ejemplo perfecto de esto, presenta una gran variedad de recursos que transforman procesos tediosos en flujos automáticos y precisos.
En esta entrada, exploraremos cómo la IA, al integrarse a la extracción de datos, puede impactar positivamente en la productividad empresarial.
¿Qué es la extracción inteligente de datos?
La reconocida consultora Gartner, define la extracción inteligente de datos (IDP por sus siglas en inglés) como un conjunto de herramientas tecnológicas que permiten extraer datos a partir de formatos y diseños diversos de documentos.
Este tipo de soluciones pueden integrarse a aplicaciones y flujos de trabajo dependientes. De esta manera, pueden ofrecerse como productos o servicios de software.
A diferencia del OCR tradicional, la extracción inteligente aprovecha tecnologías de NLP, machine learning y computer vision para entender contexto y semántica, de modo que interpreta tanto datos estructurados (facturas, tablas) como no estructurados (correos, PQRS).
Usos en el día a día
La realidad es que gran parte del tiempo de un profesional se pierde en tareas repetitivas. Al integrar las herramientas de IDP en estos procesos, se logra un ahorro considerable de horas y se propicia una reorientación hacia labores de análisis, estrategia y mejora continua.
Los casos de uso más comunes de la extracción inteligente de datos son:
Facturas y órdenes de compra
Captura automáticamente todo tipo de campos de información como fechas, importes y proveedores, alimentando las ERP sin intervenciones manuales.
Asuntos de nómina y recursos humanos
En estas áreas, es común ver cómo las IDP interpretan recibos de sueldo y formularios de alta o baja. Con esto, se generan reportes inmediatos y se reducen las probabilidades de cálculos erróneos.
Correos electrónicos y PQRS
La IA se programa para leer e interpretar datos de mensajes entrantes o formularios de PQRS, clasificándolos y redirigiéndolos al departamento correspondiente según prioridad y contenido.
Contratos y documentos legales
El seguimiento a la vigencia y estado de este tipo de documentos se lleva de una manera mucho más fácil y ordenada gracias al IDP. Este ayuda a identificar cláusulas, fechas de vencimiento y partes involucradas, facilitando auditorías y una adecuada gestión del cumplimiento normativo.
Manuales y guías técnicas
La clave no está en procesar los datos, sino en interpretarlos. Es con esto último que logra estructurar automáticamente índices, resúmenes y glosarios, facilitando búsquedas rápidas y actualizaciones dinámicas.
Ahorro de tiempo y resultados tangibles
Son varios los estudios que están logrando dimensionar el impacto que las soluciones de extracción inteligente de datos están representando para las empresas en asuntos de tiempo y dinero.
Por ejemplo, el Market Guide for Intelligent Document Processing (2024) de Gartner, encontró que las organizaciones que implementan soluciones de IDP registran reducciones de hasta el 85 % en el tiempo que su personal emplea para el procesamiento manual de documentos.
Asimismo, este reporte encontró que la precisión de los reportes (en relación al porcentaje de errores antes de su implementación) mejoró en un 91%.
Expliquémoslo con un ejemplo: para un equipo de 10 personas que dedica 4 horas diarias a tareas de captura y validación manual de facturas, nóminas o correos, ese 85 % equivale a aproximadamente 8 500 horas liberadas al año. Con los tiempos optimizados, las empresas pueden enfocarse en análisis de valor, desarrollo de nuevas funciones y mejora de la experiencia del cliente.
Esta combinación de eficiencia y fiabilidad convierte a la extracción inteligente de datos en una palanca decisiva para impulsar la productividad y la calidad operacional.
Soluciones que cambian paradigmas
Al implementar soluciones IDP, se crea un puente entre el mundo del papeleo físico y las bases y plataformas digitales que son el destino de interés que sustenta la información de las empresas.
De esta manera, la extracción inteligente de datos alimenta un cambio de paradigma donde se refuerza el sentido de inmediatez. Ahora, no hay que esperar días e incluso semanas para contar con datos actualizados, pues la IA agiliza efectivamente el proceso.
Al integrar estas herramientas, las facturas se procesan en segundos, los contratos (y sus vencimientos) se monitorean automáticamente y los correos y PQRS se clasifican al instante; marcando una hoja de ruta hacia organizaciones más ágiles y enfocadas en los resultados.
Este nuevo enfoque redirecciona la forma en que las empresas interpretan su propia información. Al ser más precisos y más rápidos con los datos, las organizaciones pasan de reaccionar a planificar con antelación.
