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Desafíos comunes en el envío de facturas
Las organizaciones enfrentan diversas dificultades en la gestión manual de sus facturas. Algunas de ellas son:
Errores en la recolección de datos:
La introducción manual de información puede generar equivocaciones que afecten la veracidad de las facturas. Descubre más sobre esto en: Ventajas de automatizar la facturación electrónica.
Retrasos en la validación y aprobación:
La falta de automatización conduce a procesos lentos y a demoras en la aprobación, impactando el flujo de caja.
Complicaciones en la conciliación con la DIAN:
El proceso manual de comparación y validación con la DIAN es propenso a errores y consume mucho tiempo.
Falta de seguimiento:
Sin una herramienta centralizada, resulta difícil monitorear el estado de cada factura, generando riesgos de duplicidad o pérdida de información.
¿Cómo el portal de proveedores de AI Automation agiliza el proceso?
El Portal de Proveedores es un software desarrollado con la tecnología de AI Automation, diseñado para transformar la gestión de documentos electrónicos de orden contable y la relación con proveedores. Con este software, el envío de facturas a la DIAN y la gestión de los documentos que esto implica se convierte en un proceso mucho más ordenado y automatizado. Sus funcionalidades principales incluyen:
1. Recepción automática de facturas:
El sistema detecta y recibe automáticamente las facturas electrónicas enviadas por los proveedores, verificando que cumplan con el formato correcto y evitando la entrada manual.
2. Análisis y clasificación automática:
Organiza las facturas conforme al esquema de aprobación preestablecido, enviándolas directamente al responsable de revisión.
3. Cumplimiento de políticas de aprobación:
Procesa las facturas de acuerdo con las reglas corporativas, asegurando que se cumplan todas las políticas internas antes de pasar al flujo de contabilización.
4. Generación de eventos título valor:
A medida que avanza el proceso, el portal genera eventos clave (como el acuse de recibo, la aceptación del bien o servicio y la aceptación o rechazo de la factura) que, entre otros beneficios, habilitan la negociación mediante factoring.
5. Conciliación con la DIAN:
Una de las características distintivas es la capacidad del portal para comparar las facturas recibidas con el registro de la DIAN, identificando y corrigiendo inconsistencias para evitar sanciones y asegurar el cumplimiento normativo. Si deseas profundizar en cómo la automatización optimiza este proceso, revisa: Automatización de facturas: evita pasos manuales con la DIAN.
6. Integración con órdenes de compra:
Vincula automáticamente las facturas con las órdenes internas de compra y valida las condiciones contractuales, facilitando el proceso de aprobación.
7. Registro y gestión de proveedores:
Permite la actualización y verificación de la documentación necesaria para la habilitación de nuevos proveedores, activando un flujo de revisión que garantiza la idoneidad.
8. Adaptación y soporte:
Se integra con el ERP del cliente y ofrece desarrollos a la medida, respaldados por un equipo de soporte con niveles de servicio (ANS) que aseguran una atención rápida y eficaz.
Estas características reducen significativamente los errores y tiempos de procesamiento, además de mejorar la continuidad del servicio y minimizar el riesgo de multas tributarias, ofreciendo a las empresas un control integral sobre el ciclo de vida de sus facturas.
Preguntas frecuentes sobre el Portal de Proveedores
¿Cómo ayuda el portal a reducir errores? Al automatizar la captura, análisis y validación de facturas, el sistema elimina la intervención manual, reduciendo significativamente la posibilidad de errores en la transcripción y clasificación de datos.
¿El portal se integra con mi ERP? Sí, el Portal de Proveedores está diseñado para integrarse de manera fluida con sistemas ERP, lo que permite una sincronización en tiempo real de la información contable.
¿Qué ventajas ofrece en términos de cumplimiento normativo? El portal compara las facturas con el registro de la DIAN, detectando inconsistencias y asegurando que cada factura cumpla con los estándares requeridos.
¿Cómo mejora la eficiencia operativa? Al automatizar tareas repetitivas y agilizar el flujo de aprobación y conciliación, el portal reduce los tiempos de procesamiento y los costos operativos, liberando recursos que pueden ser utilizados en actividades estratégicas.
El Portal de Proveedores, una invitación a optimizar la gestión financiera de tu empresa
Optimizar el envío de facturas es esencial para que las empresas logren una gestión financiera eficiente y cumplan con las normativas tributarias. El Portal de Proveedores de AI Automation ofrece una solución integral que automatiza cada fase del proceso: desde la recepción y análisis de facturas, hasta su validación, clasificación y conciliación con la DIAN.
Esta solución centralizada no solo reduce errores y costos operativos, sino que también libera recursos para que el equipo se enfoque en actividades estratégicas y de crecimiento. Implementar esta tecnología representa un paso crucial hacia la modernización financiera, donde la integración con sistemas ERP y la adaptabilidad a procesos internos son fundamentales.
¡Te invitamos a acelerar tu gestión financiera con la tecnología de AI Automation!
