En este contexto, el Portal de Proveedores de AI Automation surge como una solución enfocada a transformar este proceso tradicional en una operación ágil, precisa y segura.
¿Cuál es el método tradicional? Pasos e inconvenientes
Antes de adoptar una solución automatizada, el ingreso manual de facturas implica varios pasos que afectan la eficiencia y la calidad del proceso:
1. Recepción y Registro:
Las facturas electrónicas llegan a la empresa por correo o se descargan de portales, y luego se registran manualmente en el sistema contable (aquí es donde ocurren la mayoría de errores de captura y transcripción de datos).
2. Verificación y Validación:
El personal revisa cada factura para asegurar que cumple con el formato requerido y contiene la información necesaria. Este proceso es lento y puede pasar por alto inconsistencias.
3. Aprobación y Asignación:
Las facturas se envían a varios responsables para su aprobación, siguiendo un flujo interno que, al ser manual, puede retrasarse y afectar el flujo de caja.
4. Conciliación con la DIAN:
Finalmente, se realiza una conciliación manual con el registro de la DIAN, un paso que es propenso a errores y consume mucho tiempo.
La ausencia de la automatización en el ingreso de facturas también expone a las empresas a riesgos fiscales y sanciones, como lo explica EY en su análisis sobre el impacto de la facturación electrónica en la fiscalización tributaria.
Estos desafíos no solo aumentan los costos operativos, sino que también generan retos importantes en el ámbito fiscal, tal como lo señala Portafolio en su análisis de los retos que está generando la facturación electrónica en Colombia.
La solución: El Portal de Proveedores de AI Automation
Se trata de un software desarrollado por AI Automation que revoluciona la gestión de facturas y la relación con proveedores. Basado en inteligencia artificial, este portal automatiza cada etapa del proceso tradicional, ofreciendo las siguientes funcionalidades:
Recepción automática de facturas:
El sistema detecta y recibe las facturas electrónicas enviadas por los proveedores, verificando automáticamente que cumplan con el formato correcto. Esto elimina la necesidad de ingresar datos manualmente desde el primer contacto.
Análisis y clasificación automática:
Una vez recibida, la factura se analiza y se clasifica conforme al esquema de aprobación predefinido, enviándola directamente al responsable. Esto acelera el proceso de validación y minimiza la posibilidad de errores.
Cumplimiento de políticas y generación de eventos:
Procesa las facturas conforme a las reglas corporativas, generando eventos clave como acuse de recibo, aceptación del bien o servicio, y aceptación o rechazo. Estos eventos facilitan el seguimiento y la trazabilidad, además de habilitar la negociación mediante factoring cuando es necesario.
Conciliación automática con la DIAN:
El Portal de Proveedores compara automáticamente las facturas recibidas con el registro de la DIAN. Aquí, el software identifica y corrige inconsistencias en tiempo real, asegurando el cumplimiento normativo y reduciendo el riesgo de sanciones.
Integración con órdenes de compra y gestión de proveedores:
El sistema correlaciona las facturas con las órdenes internas de compra y valida las condiciones contractuales. Al hacer esto, facilita el proceso de aprobación y mejora la gestión que la organización tiene con sus proveedores.
Adaptación y soporte personalizado:
Además de todo lo anterior, el Portal también se integra con el ERP del cliente. En caso de tener dudas o dificultades con la integración, se cuenta con un equipo de soporte con niveles de servicio (ANS) que garantiza una atención rápida y eficaz, asegurando la continuidad operativa.
Estrategias para automatizar la gestión de facturas
Más allá de implementar una solución tecnológica, se trata de adoptar una estrategia que maximice los beneficios y minimice esfuerzos procesos que se pueden optimizar. Algunas estrategias recomendadas son:
Mapeo del proceso actual:
Realiza un análisis detallado, promediando los tiempos de cada etapa del proceso manual. Esto te ayudará a identificar cuellos de botella y áreas con alta incidencia de errores; y a su vez te permitirá medir el impacto de la automatización.
Planificación de la integración:
Define cómo se integrará el Portal de Proveedores con el ERP y otros sistemas existentes. Una integración bien planificada asegura que la información fluya de manera continua y que se mantenga la coherencia en los datos.
Capacitación específica:
Involucra a los equipos desde el inicio del proceso, ofreciendo sesiones de formación para que comprendan el funcionamiento del Portal. La adopción exitosa depende en gran medida de la familiaridad del equipo con la nueva herramienta.
Monitoreo y retroalimentación:
Establece indicadores de rendimiento (KPIs) que te permitan evaluar la eficiencia del proceso automatizado. El seguimiento constante facilitará la identificación de áreas de mejora y ajustes necesarios para optimizar la operación.
¿Aún tienes dudas a la hora de automatizar la gestión de tus facturas?
El Portal de Proveedores de AI Automation ofrece una solución integral que transforma el ingreso de facturas a la DIAN en una solución integral que automatiza la recepción, el análisis, la validación y la conciliación de facturas, lo que se traduce en una operación más ágil, precisa y conforme a la normativa.
Al eliminar los pasos manuales, la tecnología de AI Automation optimiza la eficiencia operativa, el flujo de caja y fortalece la gestión de proveedores. Con un enfoque en la integración, la capacitación y el monitoreo continuo, las empresas pueden transformar su proceso de facturación y reducir significativamente el riesgo de multas y sanciones tributarias.
Transforma tu forma de trabajar. Deja que la inteligencia artificial gestione las facturas por ti. Ahorra tiempo, elimina errores y cumple con todas las normativas fiscales.
