Las notarías se encargan de procesar millones de documentos anualmente. Entre ellos encontramos escrituras públicas, poderes notariales, testamentos, certificados, entre otros. Cada documento requiere de una verificación minuciosa y de estar extrayendo y registrando datos constantemente. Pero, al tratarse de algo tan delicado, ¿puede realmente la inteligencia artificial intervenir en todo lo que se gestiona desde las notarías?

La pregunta anterior no solo implica asuntos técnicos o tecnológicos, sino también éticos; pues estamos hablando de instituciones donde un error puede invalidar actos jurídicos con consecuencias económicas severas. Aunque viéndolo desde otro punto de vista, también puede resultar paradójico que instituciones diseñadas para garantizar seguridad jurídica operen con procesos propensos a errores humanos que prácticamente no han cambiado desde mediados del siglo XX: transcripción manual, revisión visual y archivos físicos.

En cuanto a lo técnico, la inteligencia artificial ha demostrado tener la capacidad para ejecutar tareas que antes parecían exclusivamente humanas: leer documentos complejos, extraer información específica, detectar inconsistencias y organizar datos con una precisión notablemente alta. Gracias a esto, varios países han iniciado una implementación gradual de estas tecnologías en procesos notariales. A lo largo de esta entrada de blog veremos algunos casos y analizaremos las implicaciones que esto conlleva.

Dos mundos, una necesidad en común

Entender dónde encaja la inteligencia artificial en las notarías requiere entender cómo operan estas instituciones, y es que hay dos tipos de notarías o dos sistemas que son fundamentalmente distintos. El sistema notarial latino opera en aproximadamente 120 países que representan el 70% de la población mundial. En ese sistema se encuentran países como España, Francia Alemania, toda América Latina y gran parte de Asia. Este modelo cumple una función jurídica activa y preventiva.

En el sistema latino, el notario tiene como objetivo principal dar validez legal, asesorar imparcialmente a las partes y garantizar la legalidad y autenticidad de los actos jurídicos. Esto implica que redacta escrituras, verifica la capacidad de las partes, revisa que los actos no sean contrarios a la ley y conserva los documentos en archivos oficiales.

Por otra parte, está el sistema anglosajón (Notary Public) que predomina en Estados Unidos, Reino Unido, Canadá y Australia. Este cumple funciones mucho más limitadas: básicamente certifica que las firmas en documentos sean auténticas y que la persona que firma es quien dice ser. No redacta contratos complejos, no asesora jurídicamente sobre implicaciones legales, y no da fe sobre el contenido de los documentos, solo sobre la identidad de quien firma.

Al entender esto, nos queda claro que el sistema latino genera documentación estructurada y estandarizada, lo que lo hace particularmente compatible con automatizaciones basadas en inteligencia artificial; pues estas son más precisas cuando los documentos mantienen una estructura consistente.

En el caso de Colombia (que pertenece al sistema latino), actualmente existen 13 notarías digitales desde 2021. Estas facilitan trámites remotos mediante firma electrónica, y aunque esta digitalización no implica inteligencia artificial, establece una infraestructura base para futuras automatizaciones.

¿Dónde la IA ya está funcionando?

Proyecto Atenea

Atenea es un sistema de inteligencia artificial desarrollado por el Consejo General del Notariado Español. Es capaz de extraer información de escrituras públicas y facilitar consultas sobre bienes inmuebles, sociedades y testamentos en toda España.

De acuerdo con los datos publicados, esta IA opera con un 96% de precisión en extracción y ha procesado hasta el 70% de tramites escriturales sin intervención humana. Sin embargo, de acuerdo con diversos medios, Atenea opera bajo el modelo de “IA supervisada”. Esto quiere decir que se automatizan solicitudes puntuales, pero se mantiene verificación humana para casos más complejos.

Los informes oficiales indican que esta inteligencia artificial combina OCR avanzado con modelos de lenguaje natural entrenados con terminología jurídica notarial. El sistema comprende estructura documental, identifica cláusulas relevantes, extrae datos relacionales y los organiza en bases de datos estructuradas.

Croowly

La startup española Croowly resolvió un problema específico del sector legal: verificar si un poder notarial otorga facultades suficientes para realizar determinado acto jurídico.

Contexto: cuando una empresa da poder a alguien para representarla (por ejemplo, vender un inmueble o firmar contratos), quien recibe ese poder debe verificar que realmente tiene autorización para hacer lo que pretende. Tradicionalmente, abogados debían leer manualmente escrituras completas de poderes, identificar qué facultades se otorgaron, compararlas contra lo que se necesita hacer y certificar que coinciden.

Croowly automatizó esto con inteligencia artificial: el sistema lee el documento del poder, identifica las facultades otorgadas (puede vender bienes, puede firmar contratos, puede representar ante autoridades, etc.), las compara automáticamente contra los requisitos del acto jurídico específico y emite certificación de que el poder es suficiente. Todo el proceso toma 4 minutos y representa una reducció0n del 60% en costos y de más del 90% en el tiempo invertido.

IA generativa en redacción notarial latinoamericana

Diversos notarios en América Latina están experimentando con LLMs tipo GPT para asistencia en redacción de contratos y otros documentos. No obstante, esta práctica requiere de mucha precaución. Los LLMs tienden a generalizar y esto los lleva a caer en ciertas imprecisiones ocasionalmente. Por eso es fundamental entrenarlos con parámetros específicos de derecho notarial y entender sus limitaciones (que abordaremos más adelante).

Si algo tienen en común todos los proyectos mencionados es que la inteligencia artificial ocupa un rol de asistente en las notarías, no de colaborador autónomo. El notario mantiene control total, valida cada sugerencia y asume responsabilidad sobre el documento final. La IA por su parte, reduce tiempo en tareas operativas y de jerarquización, liberando al profesional para lo que requiere juicio experto.

Beneficios tangibles y medibles

La implementación de la inteligencia artificial en las notarías ofrece beneficios cuantitativos que van más allá de la digitalización o modernización de los procesos notariales. Veamos algunos de los más significativos.

Precisión consistente: La automatización elimina errores causados por fatiga, distracción o volumen excesivo de trabajo. Estos factores, que afectan inevitablemente el desempeño humano en tareas repetitivas, son mitigados por algoritmos que mantienen el mismo nivel de precisión procesando el documento número 1 o el número 10,000.

Disponibilidad: Los sistemas automatizados operan sin restricciones de horario. Esto quiere decir que los usuarios pueden iniciar trámites notariales desde cualquier ubicación y en cualquier momento, eliminando barreras de acceso que el modelo presencial tradicional impone.

Trazabilidad completa: La combinación de IA con blockchain (caso Croowly) genera registros inalterables para cada etapa de los procesos notariales, aumentando la transparencia y facilitando el cumplimiento regulatorio. Esto además permite identificar exactamente dónde ocurrió un problema si es que surge alguno.

Escalabilidad: Duplicar el volumen de documentos procesados no requiere duplicar el personal. La inteligencia artificial escala según la demanda y mantiene la precisión en sus operaciones. Así, las notarías pueden crecer operativamente sin aumentar los costos.

Lo que la inteligencia artificial no puede hacer

En muchas ocasiones la euforia o el entusiasmo tecnológico impiden visibilizar los límites de la tecnología misma. La realidad es que hay algunos asuntos de la inteligencia artificial en las notarías que conviene explicar.

El primero es que la función notarial esencial permanece exclusivamente humana. El notario es quien verifica que las partes comprenden lo que firman, actúan libremente sin coerción, estén en capacidad legal para el acto y expresen voluntad auténtica. Estos juicios requieren capacidades que la inteligencia artificial de momento no posee.

Otro asunto importante es el asesoramiento jurídico personalizado, algo que a día de hoy no se puede automatizar o no se hace efectivamente. Cada situación tiene particularidades que requieren análisis contextual profundo. Los algoritmos identifican patrones en casos rutinarios, pero cuando la situación se desvía de lo estándar, el juicio profesional humano sigue siendo insustituible.

Desafíos técnicos

La brecha digital en América Latina limita adopción. Mientras Colombia avanza con notarías digitales, sectores poblacionales carecen de acceso a internet estable o alfabetización digital suficiente para realizar trámites notariales por estas plataformas. Esto sin mencionar la resistencia cultural que también pesa. Algo innegable es que el uso de estas tecnologías para estos trámites puede despertar escepticismos tanto por parte de notarios y colaboradores del sector como de usuarios.

Desafíos éticos y legales

La privacidad de los datos es un factor clave. Los documentos notariales contienen información sensible; y procesarlos con IA requiere garantías de que los datos no se usen para entrenar modelos comerciales ni se filtran a terceros.

La responsabilidad legal plantea preguntas sin resolver completamente: si un algoritmo comete error que causa daño, ¿quién responde legalmente? ¿El notario que supervisó? ¿El desarrollador del software? ¿La notaría como institución?

Ante estas dudas (y muchas otras), el Reglamento de la Unión Europea sobre IA establece que sistemas de IA en contextos legales deben ser transparentes, auditables y centrados en el ser humano. Esto significa que los notarios deben poder explicar cómo el sistema llegó a determinada conclusión.

El enfoque correcto: una inteligencia artificial supervisada

La inteligencia artificial ha demostrado su utilidad para las notarías con los casos expuestos a lo largo de este artículo: el 96% de precisión en extracción de datos, la reducción del 60% en costos de verificación legal y la optimización de tiempo en procesos que antes tomaban días. Con todo esto, surgen tres conclusiones principales sobre el enfoque y la dirección en la que se encamina la inteligencia artificial en las notarías.

Primero, la tecnología funciona mejor donde los procesos ya están digitalizados y estandarizados. El desafío principal no es capacidad algorítmica sino preparación institucional de las notarías. Las implementaciones solo son exitosas cuando detrás encontramos una infraestructura digital robusta, documentación consistente y procesos claramente definidos.

Lo segundo es que el modelo supervisado no es una etapa temporal hacia automatizaciones totales futuras. Hay funciones notariales que son (y seguirán siendo) irreductiblemente humanas por cuestiones legales. La IA puede procesar documentos con alta precisión pero no puede asumir responsabilidad legal por actos jurídicos que afectan derechos ciudadanos.

Por último, queda reflexionar sobre las oportunidades que Colombia tiene de cara a la implementación de inteligencia artificial en sus notarías. No solo se cuenta con avances considerables respecto a la infraestructura digital, sino que también puede aprender y tomar como referentes los casos documentados internacionalmente. El siguiente paso (y el reto) es hacerlo de manera inteligente: buscando mayor eficiencia operativa, pero priorizando el profesionalismo y las garantías jurídicas que solo el acompañamiento humano ofrece.