Esta semana conversamos con Diana López, CFO de Zibor Desarrolladores, sobre su experiencia con la automatización de facturas desde el software de AI Automation. En Zibor, se procesan entre 150 y 190 facturas de compra mensualmente; y lo que nos indicó Diana resultó bastante revelador.

Tareas que antes consumían 2 o 3 días completos ahora se resuelven en menos de una hora. Pero más allá de los números, descubrimos cómo la automatización cambia fundamentalmente la forma en que se trabaja la contabilidad.

A partir de esa última premisa es que realizamos esta entrada, con el fin de exponer el punto de vista de alguien que pasó de gestionar facturas manualmente a aprovechar todos los beneficios de la automatización contable. Diana nos cuenta lo que cambió cuando Zibor implementó AI Automation y hace un recuento general de toda su experiencia con la gestión contable; tanto antes como después de la implementación del software.

El antes: cuando todo era manual

El cierre contable solía ser un proceso que se extendía varios días. La mayor parte del trabajo operativo recaía en el equipo de Diana, y la digitación consumía la mayor parte del tiempo. Facturas, órdenes de compra, documentos, soportes; todo requería entrada manual de datos y podía tomarles hasta tres días solo para tener la información actualizada.

Pero el trabajo no terminaba al descargar las facturas. Había que renombrarlas una por una, colocarles el nombre del proveedor y el número de factura. Esta tarea por sí sola podía consumir medio día completo. Sumando descarga, organización, digitación y revisión, el proceso completo consumía entre 4 y 6 horas solo para tener las facturas organizadas, sin contar la contabilización posterior.

Todo esto sujeto a las variaciones de tiempo que surgían por inconvenientes como facturas o documentos perdidos o mal digitados. Ahora bien, este problema relacionado a facturas dispersas en varios canales no es algo exclusivo de Zibor. Durante décadas esa ha sido la realidad de muchas empresas y a pesar de la digitalización de las facturas es una situación que no ha cambiado (o por lo menos no lo ha hecho para las empresas que aún no automatizan).

La centralización: todo en un mismo lugar

Uno de los cambios más significativos fue centralizar toda la información. Antes había que recorrer el buzón completo de correo mes a mes, buscando facturas dispersas, recopilándolas, guardándolas en carpetas, renombrándolas. Un proceso que consumía horas valiosas en cada cierre.

Con AI Automation, todas las facturas llegan directamente a un buzón centralizado. Desde ahí se genera un PDF que agrupa automáticamente las facturas por proveedor y número. Lo que antes al equipo de Diana le tomaba horas, ahora se resolvía en menos de cinco minutos. La carpeta del mes queda organizada casi instantáneamente.

Además de ahorrar tiempo, tener la información centralizada reduce significativamente el riesgo de perder documentos o trabajar con información incompleta. Investigaciones del Institute of Finance & Management (IOFM) muestran que la automatización puede reducir significativamente los costos y tiempos de procesamiento de facturas comparado con métodos manuales.

La transición de errores frecuentes a prácticamente inexistentes

La automatización prácticamente eliminó los errores que antes eran parte rutinaria del proceso. Cuando cada factura debía descargarse y digitarse manualmente, era común que en medio del desgaste y la repetición se cometieran equivocaciones. Un número mal transcrito, un dato incorrecto o variaciones en los registros del PUC para un mismo tipo de factura.

El ejemplo más claro, como me contaba Diana, tiene que ver con las fechas. Al digitar manualmente las fechas de compra, a veces se colocaba una fecha incorrecta sin darse cuenta. Podía ser incluso del año anterior.

El problema solo se descubría días después, al revisar los informes y notar que faltaba una factura. Después de buscarla, resultaba que sí estaba digitada, pero con la fecha equivocada, lo que hacía que no apareciera en el período correcto.

Con la automatización, este tipo de situaciones desapareció. Datos de investigaciones sobre procesamiento manual de facturas indican que las tasas de error humano oscilan entre 1% y 5% dependiendo de la complejidad y el volumen, mientras que los sistemas automatizados reducen las tasas de error a menos de 0.1% mediante captura digital de datos y reglas de validación.

El cambio de rol: de operador a analista

Quizás el cambio más notable no tiene que ver con velocidad o precisión, sino con el tipo de trabajo que ahora es posible realizar. El desgaste de tanto trabajo operativo termina convirtiéndonos en máquinas que ejecutan tareas sin poder proyectarse hacia algo más grande.

La automatización de facturas les dio a los equipos contables algo que para ellos escaseaba: el tiempo. Lo que antes se invertía en tareas repetitivas, ahora se dedica a analizar datos, a trabajar con información más precisa y oportuna, y a identificar qué más se puede hacer con esa información. En el caso particular de Zibor, el cierre contable ya no consume toda la capacidad del equipo y libera espacio para pensar y operar estratégicamente.

Este cambio de enfoque, de operativo a estratégico, es uno de los beneficios menos mencionados pero más valiosos de la automatización. Investigaciones sobre automatización contable documentan que el personal de finanzas reasigna entre 60% y 70% de su tiempo de procesamiento a trabajo estratégico cuando la automatización elimina tareas repetitivas relacionadas con la entrada de datos.

Como mencionamos en nuestra entrada sobre cómo la automatización ataca los procesos ineficientes, el valor detrás de la automatización de facturas no está solo en hacer las cosas más rápido, sino en liberar capacidad para otro tipo de actividades de valor.

La automatización no es opuesta al control

Una preocupación común al considerar automatización es la pérdida de control. No obstante, el caso de Diana con Zibor desmiente esa idea. Para ella, automatizar no significa perder control; al contrario, le facilita delegar muchas tareas que antes se manejaban personalmente solo para asegurar que la información se digitara correctamente y a tiempo.

La automatización de facturas hace más fácil distribuir responsabilidades sin sacrificar supervisión. El criterio humano sigue siendo fundamental, pero ahora se enfoca en interpretar la información, identificar patrones, y tomar decisiones estratégicas, no en verificar que un número se digitó correctamente o que una fecha corresponde al mes correcto.

¿Qué tan difícil es automatizar la gestión contable?

Para Diana, la expectativa inicial era un proceso de implementación largo, quizás de un mes o un poco más. Sin embargo, la realidad fue muy diferente: en cuestión de dos o tres días ya usaba el software con facilidad.

La facilidad de uso fue una sorpresa positiva. Al principio había cierta preocupación de no estar preparados para usar este tipo de herramientas, pero apenas se probó quedó claro que era intuitiva y práctica. El deseo inmediato fue hacer todo a través de ella.

Esta experiencia coincide con lo que investigaciones sobre adopción de tecnología empresarial documentan. Y es que una de las mayores barreras para la adopción de nuevas herramientas es la intimidación que genera software difícil de aprender o que requiere mucho tiempo de capacitación.

Cuando las plataformas son intuitivas y permiten dominio rápido con pocas instrucciones, la curva de aprendizaje se aplana dramáticamente, facilitando que la mayoría de usuarios adopten la tecnología sin resistencia.

¿Para quién funciona la automatización de facturas?

A lo largo de la conversación Diana López fue enfática en que cualquier empresa, desde la más pequeña hasta la más grande puede verse beneficiada por AI Automation. En empresas pequeñas simplifica mucha operatividad que de otro modo consumiría recursos valiosos; y en empresas grandes, ahorra tiempo significativo y permite hacer análisis más detallados de la información.

Para Zibor, que como afirmamos gestiona entre 150 y 190 facturas mensualmente, la automatización representa pasar de 2 o 3 días en cierre contable a menos de 1 hora. Un ahorro tan considerable en el tiempo dedicado a estas tareas innegablemente se materializa en lo económico: menos horas hombre dedicadas a tareas operativas, menos reprocesos por errores y mayor productividad del equipo contable sin necesidad de aumentar personal a medida que crece el volumen de facturas.

El costo-beneficio

Desde una perspectiva financiera, la automatización deja de ser una mejora operativa y se convierte en una decisión de inversión. Al reducir costos recurrentes de procesamiento, minimizar errores y permitir escalar el volumen de facturas sin aumentar la estructura del equipo, el impacto económico se acumula mes a mes.

Por eso el retorno de la inversión se percibe rápidamente: en pocos días ya se reflejan mejoras claras en eficiencia y control. Esta percepción coincide con lo que documentamos en nuestra entrada sobre cómo justificar una inversión en automatización, donde explicamos que los periodos de recuperación en proyectos de automatización suelen oscilar entre los  8-12 meses, y en muchos casos, significativamente más cortos.

¿Cómo es la integración?

La integración con el ERP fue otro aspecto destacado por Diana a lo largo de nuestra reunión. Allí, ella destaca que esto se logró en cuestión de días, y que durante ese tiempo se configuraron los parámetros necesarios, se realizaron pruebas para validar que la información fluyera correctamente entre AI Automation y el ERP, y se hicieron ajustes hasta que todo funcionó sin inconvenientes.

Como mencionamos en nuestra entrada sobre adopción tecnológica empresarial, la resistencia a implementar nuevas tecnologías frecuentemente se basa en el temor a procesos de implementación largos y disruptivos. Sin embargo, la experiencia de Zibor demuestra que cuando la tecnología está bien diseñada para integrarse con los sistemas existentes, la transición puede ser significativamente más rápida de lo anticipado.

La clave está en que AI Automation es compatible con Siigo y World Office, respetando las configuraciones que cada empresa ya tiene establecidas. La herramienta se adapta a cómo la empresa trabaja, no al revés.

Más allá de ahorrar tiempo

La experiencia de Diana López con AI Automation en Zibor ilustra algo que frecuentemente se pierde en las conversaciones sobre automatización. El hecho de que automatizar no es únicamente de hacer las cosas más rápido.

El cambio más profundo ocurre cuando se reduce lo repetitivo, se mitigan los errores y se eliminan los reprocesos. Cuando los profesionales dejan de ejecutar tareas que los convierten en máquinas, recuperan algo más valioso que horas: recuperan la capacidad de pensar estratégicamente, de analizar, de proyectarse hacia algo más grande.

Para Zibor, tener información más precisa y oportuna les permite enfocarse en qué hacer con esa información. El equipo contable dejó de estar atrapado en la operación para poder contribuir al análisis y la estrategia.

Este es el verdadero valor de la automatización de facturas: no reemplaza el criterio humano, sino que lo libera. No elimina el control, y en su lugar lo fortalece mediante visibilidad y trazabilidad.

Los números de Zibor hablan por sí mismos. De 3 días a menos de 1 hora. De 6 horas organizando archivos a 5 minutos. De errores que se empezaban a normalizar a prácticamente ninguno. Estos números documentan lo evidente, pero además nos hablan de un cambio en la naturaleza del trabajo. Y eso es algo que cualquier persona que haya vivido ambos escenarios entiende de inmediato.