Hoy hablaremos sobre por qué las decisiones basadas en datos se han convertido en un ítem diferencial entre las organizaciones que escalan en sus procesos y aquellas que se quedan atrás. El punto de partida será derrumbar el mito de que tomar decisiones con datos es solo para empresas grandes o gigantes tecnológicos con equipos de profesionales dedicados exclusivamente al análisis y gestión de datos.

La realidad es más simple y más urgente. Cada vez que un directivo decide “por intuición” sin validar con datos reales, cada vez que un equipo elige el camino “que siempre hemos tomado” sin cuestionar si sigue siendo el correcto o cada vez que se pospone una decisión porque “no tenemos la información necesaria”; la empresa está literalmente dejando las oportunidades en “veremos”.

No, no se trata de eliminar la experiencia o el juicio humano, sino de potenciarla con evidencia real. Así que veamos por qué esto a día de hoy es tan relevante y cómo las empresas pueden realmente implementarlo sin necesitar presupuestos millonarios o cambios drásticos en su jerarquía organizacional.

¿Qué significa realmente tomar decisiones basadas en datos?

Las decisiones basadas en datos no son simplemente mirar números antes de decidir. Gartner define este enfoque como usar datos para determinar cómo mejorar los procesos de toma de decisiones. Esto lleva a un modelo de decisión que puede incluir técnicas analíticas prescriptivas que generan salidas especificando qué acciones tomar.

A diferencia de lo que otras definiciones capturan, Gartner hace énfasis en que tomar decisiones basadas en datos significa tener acceso a la información correcta en el momento correcto. No sirve de nada tener terabytes de datos almacenados si cuando necesitas decidir no puedes encontrarlos, están desactualizados o nadie confía en su precisión.

McKinsey documenta que muchas implementaciones iniciales de análisis de datos fallan porque no están sincronizadas con los procesos diarios y las normas de toma de decisiones de la empresa. Los diseñadores de modelos necesitan entender los tipos de juicios empresariales que los gerentes hacen para alinear sus acciones con los objetivos más amplios de la compañía. En otras palabras: la sofisticación técnica sin contexto operativo es inútil.

El costo de tomar decisiones sin considerar los datos

Imagina esta situación (que probablemente has vivido): Tu equipo comercial necesita decidir si ofrecer un descuento especial a un cliente importante que está amenazando con irse a la competencia. Las preguntas clave son: ¿Cuál ha sido el comportamiento de pago de este cliente? ¿Qué márgenes hemos tenido históricamente con él? ¿Cuántos pedidos hace al año? ¿Qué tendencia muestran sus compras?

Sin datos accesibles, la decisión se toma “a ojo”. Alguien dice “creo que nos paga bien”, otro menciona “me parece que compra bastante”, un tercero sugiere “mejor no arriesgarnos”. Resultado: o pierdes el cliente por no actuar rápido, o das un descuento innecesario que afecta tus márgenes.

Con datos accesibles, la misma decisión toma minutos: revisas el historial completo del cliente, ves que efectivamente paga puntual pero su volumen ha bajado 30% en los últimos seis meses, identificas que el margen actual ya es ajustado. Ahora puedes tomar una decisión informada: tal vez el problema no es precio sino servicio, o quizás ese cliente ya no es tan rentable como pensabas.

Investigaciones de McKinsey sobre transformación digital revelan que los negocios ya no tienen que tomar decisiones en la oscuridad o basándose en el mero instinto; pues ahora pueden basarse en evidencia, experimentos y pronósticos más precisos respaldados por montañas de información.

Las organizaciones que aprovechan completamente los datos y la analítica requieren tres capacidades que se apoyan mutuamente: identificar, combinar y gestionar múltiples fuentes de datos; construir modelos analíticos avanzados; y transformar la organización para que los datos y los modelos de gestión e interpretación realmente lleven a mejores decisiones.

Los pilares de las decisiones basadas en datos que funcionan

McKinsey identifica que sacarle el mayor provecho posible a los datos al analizarlos requiere tres capacidades. Estas últimas son en esencia pilares que se apoyan mutuamente. Traducido al contexto operativo real de empresas medianas, estos serían:

Primer pilar: Datos accesibles cuando los necesitas

No, para tomar decisiones sustentadas por datos no es necesario tener toda la información del mundo. Se trata de tener los datos correctos disponibles al momento de decidir. Esto significa que documentos como facturas, contratos, órdenes y certificados deben estar organizados y ser localizables en segundos, no en días.

Cuando un proveedor llama preguntando por el estado de su pago, ¿puedes responder inmediatamente o necesitas “buscar y te devuelvo la llamada”? Esa es la diferencia entre datos accesibles y datos que técnicamente existen pero operativamente no están disponibles.

Segundo pilar: Datos confiables que todos usan

Para Gartner, las organizaciones que aprovechan el poder de datos, análisis e inteligencia artificial para generar ventaja competitiva, son aquellas que trabajan con un único marco de información, no con versiones distintas. Esto es lo que se conoce como “construir una fuente única de verdad”.

Cuando cada área maneja cifras diferentes (ventas dice un número, contabilidad otro, operaciones otro) las decisiones se frenan. Las reuniones se vuelven discusiones sobre quién tiene el dato correcto, en lugar de analizar qué acción tomar.

La confiabilidad depende de algo simple pero poderoso: capturar la información de forma consistente desde el origen. Esto implica evitar a toda costa la información duplicada, incompleta o manipulada manualmente. Si el dato entra limpio, todos pueden confiar en él, y la empresa puede avanzar más rápido y con menos fricción.

Tercer pilar: Capacidad de conectar datos dispersos

Los datos aislados rara vez cuentan una historia completa. Una empresa puede tener información accesible y confiable, pero si las diferentes áreas se analizan por separado, las decisiones seguirán siendo parciales.

La capacidad de conectar datos operativos, financieros y comerciales permite identificar patrones que no son visibles desde un solo punto de vista. Por lo tanto, este pilar no requiere infraestructura compleja, sino que los datos estén organizados de forma que puedan combinarse.

Cuando la información fluye, las decisiones dejan de apoyarse en intuiciones aisladas y se convierten en análisis integrados que muestran causa, efecto y oportunidad.

El rol de la gestión documental en las decisiones informadas

Aquí está lo que conecta todo: cada decisión empresarial importante se basa en documentos. Facturas para decisiones financieras, contratos para decisiones comerciales, órdenes de compra para decisiones de abastecimiento, certificados para decisiones de calidad, reportes para decisiones estratégicas.

McKinsey explica que los datos tienen superioridades naturales sobre los humanos para ciertas cosas – pueden ver más, pueden observar más desde una creciente red de sensores e información tecnológica. Pero los humanos deben articular qué es importante, qué se debe medir. En otras palabras, existe una simbiosis entre liderazgo ejecutivo y estrategia: qué estás escuchando, qué predicciones estás haciendo con qué niveles de certeza, y qué decisiones puedes tomar basándote en esas observaciones.

Pero esa simbiosis se rompe cuando los documentos que contienen la información crítica están dispersos, desorganizados o inaccesibles. No puedes decidir basándote en datos que no puedes encontrar.

Una empresa que automatiza la recepción, clasificación y almacenamiento de facturas no solo ahorra tiempo de procesamiento, está construyendo la infraestructura para decisiones financieras más rápidas y precisas. Una empresa que tiene contratos organizados y accesibles puede evaluar riesgos comerciales en minutos en lugar de días. Una empresa con trazabilidad completa de sus documentos puede auditar cualquier decisión pasada y aprender de ella.

El factor humano en las decisiones basadas en datos

Aquí está algo que muchos olvidan: las decisiones basadas en datos no reemplazan el juicio humano, sino que lo potencian. McKinsey señala algo fundamental: “Los datos no son una religión. No son una panacea. Los datos no te van a decir a qué datos debes escuchar. Los humanos te dirán a qué datos debes escuchar.”

Los datos te muestran qué está pasando, pero tú decides qué significa y qué hacer al respecto. Los datos te dicen que el cliente X ha reducido sus pedidos 40% en tres meses, pero tu experiencia te dice si eso es temporal (cambio de temporada) o permanente (están cambiando de proveedor). Los datos te informan que cierto proveedor entrega con 5 días de retraso en promedio, pero tu juicio determina si ese retraso es aceptable dada la calidad superior de sus productos.

El equilibrio está en usar datos para eliminar suposiciones incorrectas y sesgos inconscientes, mientras se mantiene la experiencia y el contexto que solo las personas pueden aportar. Como documentamos en nuestro balance de inteligencia artificial en Colombia 2025, la tecnología debe servir a las personas, no reemplazarlas.

La diferencia entre tener datos y usarlos para decidir

Gartner explica que las organizaciones progresistas están integrando datos y análisis en la estrategia empresarial y la transformación digital mediante la creación de una visión de empresa impulsada por datos, cuantificando y comunicando resultados empresariales, y fomentando cambios empresariales alimentados por datos.

Pero aquí está la trampa en la que caen muchas empresas: invierten en sistemas para capturar datos pero no crean los procesos para usarlos en decisiones. Tienen dashboards hermosos que nadie consulta. Generan reportes exhaustivos que nadie lee. Almacenan terabytes de información a la que nadie accede cuando necesita decidir algo.

La diferencia está en diseñar el flujo desde el dato hasta la decisión. Cuando llega una factura de proveedor, ¿solo se almacena o se valida automáticamente contra políticas de compra? Cuando un cliente solicita crédito, ¿solo se revisa su solicitud o se cruza automáticamente con su historial de pagos? Cuando se evalúa el desempeño de un producto, ¿solo se cuentan ventas o se analiza junto con devoluciones, reclamos y márgenes?

Las empresas que realmente toman decisiones basadas en datos no tienen más información que las demás – tienen mejor acceso a la información correcta en el momento de decidir. Y frecuentemente, eso no requiere tecnología sofisticada sino simplemente orden, claridad y procesos bien diseñados.

Lo que realmente separa a quienes deciden con datos de quienes adivinan

Las empresas más exitosas no son las que tienen equipos de científicos de datos ni presupuestos ilimitados en tecnología. Lo que tienen es claridad sobre qué decisiones importan, qué información necesitan para tomarlas bien, y sistemas (a veces muy simples) que les dan acceso a esa información cuando la necesitan.

No es cuestión de preguntarnos si tenemos suficientes datos, porque probablemente ya tengamos más de los necesarios. Lo que debemos hacer es cuestionarnos “¿podemos acceder a ellos lo suficientemente rápido como para tomar decisiones mejores que nuestra competencia?”. Si la respuesta es no, el problema no es falta de datos, es falta de orden en cómo gestionas y accedes a la información existente.