¿A qué nos referimos cuando hablamos de “cero papel en Colombia? La realidad es que en nuestro país no hay una normativa o una política que exija a las empresas y organizaciones desprenderse de los registros físicos. Pero sí hay leyes y decretos que lo posibilitan; y a nivel global, hay un fuerte interés por reducir la gestión documental física tanto como sea posible.
Por eso, el día de hoy te hablaremos de qué es el cero papel y cómo la inteligencia artificial está ayudando a las empresas a digitalizar su archivo y gestión de documentos en pro de una digitalización empresarial ordenada, ágil y segura.
¿Por qué seguimos usando tanto papel?
En muchas empresas, a pesar de haber iniciado procesos de digitalización, el hábito de imprimir, archivar y fotocopiar documentos persiste. Como consecuencia, pilas de papel entorpecen flujos de trabajo, elevan costos operativos y generan riesgos de seguridad y cumplimiento. De esta manera, alcanzar el objetivo “cero papel” es un meta ambiental y a su vez un paso estratégico para ganar agilidad, control y transparencia.
En Colombia, existen ya varios instrumentos legales que apuntan a esta meta.
La ley 527 de 1999
Que define y reglamenta el uso de mensajes de datos (documentos digitales, firmas electrónicas, etc.) estableciendo que estos documentos tienen la misma validez que un documento impreso siempre y cuando garanticen integridad y autoría.
Decreto 2364 de 2012
Este decreto define los estándares técnicos para firmas electrónicas avanzadas y sellos de tiempo. Con esto, se abordan ambigüedades que dejaba la ley 527 de 1999 y se asegura la trazabilidad de cada documento firmado digitalmente.
Decreto 1074 de 2015
Esta normativa, obliga a entidades públicas a producir, recibir y conservar archivos en formato electrónico, y sirve de referente voluntario para el sector privado.
Ley 1712 de 2014
Conocida como Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública, esta ley refuerza la gestión digital en organismos estatales, impulsando la transparencia y el archivo de información en medios electrónicos.
Este conjunto de decretos y leyes, crean un entorno legal favorable para que cualquier empresa, pública o privada, desarrolle flujos de trabajo “cero papel” respaldados por tecnología y cumpliendo la normativa vigente. Pero, si legalmente podríamos tener toda la gestión de documentos de manera digital…
¿Qué nos hace falta entonces?
A pesar de que la tecnología para gestionar documentos de forma electrónica existe desde hace décadas, en muchas organizaciones imprimir sigue siendo una “respuesta instintiva”.
Gran parte de ese arraigo proviene de hábitos adquiridos: directivos y colaboradores sienten que sostener un documento físico les da mayor control y visibilidad. Otra razón es la cierta desconfianza en la estabilidad de los sistemas digitales que proviene de directivos que no terminan de comprender la funcionalidad y las garantías que estos ofrecen.
La cultura interna de algunas empresas también refuerza el uso del papel como una “prueba” o evidencia de sus procesos. Algunas políticas antiguas exigen copias firmadas a mano para validar contratos o aprobar gastos, y cambiar esos reglamentos suele verse como un esfuerzo mayor a seguir imprimiendo y firmando a mano.
Por último, la resistencia al cambio hace que muchos equipos perciban el cero papel como una meta idealista, lejana y costosa. Sin embargo, la realidad es que, con la tecnología actual, podría implementarse de manera ágil y rápida.
¿Cómo la inteligencia artificial facilita el cero papel en las empresas?
Cuando hablaba de la tecnología actual en el apartado anterior, no me refería al mero escaneo de documentos. La verdadera revolución viene de la capacidad de la IA para transformar cada página impresa en información estructurada, validada y puesta a trabajar en tiempo real.
En primer lugar, el OCR potenciado con IA va mucho más allá de la lectura de texto plano. Estos sistemas pueden reconocer tipografías diversas y manuscritos poco legibles, incluso en documentos arrugados o con calidad de imagen baja.
De hecho, estudios de la Autoridad Europea de Protección de Datos (EDPB) sugieren que menos del 2 % de las páginas digitalizadas con el OCR potenciado por la IA requieren intervención humana para corregir errores en la captura de datos.
Otra forma en la que la IA interviene en los procesos de digitalización empresarial es a través de los modelos de Procesamiento de Lenguaje Natural (NLP).
Una vez extraído el texto, la IA analiza su contenido semántico para clasificar todo tipo de documentos (facturas, contratos, órdenes de compra o recibos), asignándoles metadatos que faciliten su reconocimiento: fecha, proveedor, total, tipo de documento, etc.
Esta clasificación reduce los tiempos de búsqueda y elimina la necesidad de carpetas compartidas con documentos desactualizados o mal nombrados.
Por último, está la extracción inteligente de datos, que se integra con los sistemas empresariales (ERP, CRM, repositorios documentales), enviando automáticamente cada archivo ya reconocido y etiquetado a su destino correcto.
Cero papel = más tiempo y menos caos
Para las empresas, alcanzar un proceso de digitalización que logre la meta de cero papel es una ventaja operativa considerable. Además de aportarle fluidez y orden a sus procesos empresariales, este tipo de gestión documental es un paso concreto hacia los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS).
El objetivo número 12: Producción y consumo responsables, invita a las organizaciones a optimizar el uso de recursos y reducir al mínimo los desechos. Así que al sustituir las carpetas y archivos físicos por flujos digitales, las empresas disminuyen su huella de carbono asociada a la producción, transporte y almacenamiento de papel.
Un análisis publicado por MDPI sobre transformación digital, resalta que las compañías que integran tecnologías digitales en sus procesos documentales logran mayor eficiencia operativa y mejoras sustanciales en sus prácticas sostenibles, reduciendo el consumo de insumos y optimizando sus cadenas de suministro.
A nivel global, en países como Estonia, encontramos un referente para cualquier sector empresarial que desee apuntarle al cero papel. En este país, más del 99 % de sus servicios públicos están disponibles en línea, permitiendo a ciudadanos y empresas completar trámites sin imprimir un solo documento.
Un ejemplo de cómo la IA se integra a la estrategia de cero papel: Por si fuera poco, en este país, más de 30 agencias estatales han mostrado interés en integrar un asistente virtual impulsado por IA como el único canal para interactuar con sus servicios.
Para finalizar, nos quedamos con que el enfoque cero papel es posible y está cada vez más cerca de ser una realidad para todo tipo de organizaciones gracias a los avances tecnológicos de la inteligencia artificial.
Entre los beneficios de este enfoque destacamos la reducción de costos y huella ambiental, la optimización de procesos de gestión documental y por último, la trazabilidad que aporta a cada proceso.
